Promocja w sklepie internetowym rzadko kończy się na ustawieniu rabatu. Zanim akcja trafi do klientów, trzeba przygotować materiały na stronę, do newslettera, social mediów i reklam. Do tego dochodzą linki, opisy akcji oraz harmonogram publikacji.
Outsourcing przygotowania promocji pomaga uporządkować ten proces od strony organizacyjnej i wykonawczej. Zewnętrzne wsparcie może przygotować treści robocze, opracować materiały graficzne na podstawie wytycznych, sprawdzić wersje plików i dopilnować publikacji w odpowiednich kanałach. Sklep nadal decyduje o rabatach, produktach i warunkach akcji.
Spis treści
Co trzeba przygotować oprócz rabatu?
Dla klienta promocja to zwykle kod rabatowy, niższa cena albo informacja o wyprzedaży. Po stronie sklepu trzeba wcześniej ustalić zasady akcji: zakres produktów, termin obowiązywania, miejsca publikacji i materiały potrzebne do komunikacji.
Przy większych akcjach jedna informacja promocyjna musi zostać dopasowana do kilku miejsc. Inaczej wygląda komunikat na stronie głównej, inaczej newsletter, a inaczej post albo reklama. Outsourcing w sklepie internetowym sprawdza się właśnie przy takim dopasowaniu materiałów do różnych formatów i terminów.
Więcej o szerszym zakresie zadań w e-commerce piszemy w artykule “Obsługa e-commerce – na czym polega i kiedy warto ją zlecić?”.
Od ustaleń do publikacji: co trzeba uporządkować przed startem akcji?
Przed przygotowaniem materiałów warto zebrać informacje, na których będzie opierać się cała akcja:
- Nazwa promocji,
- produkty objęte akcją,
- wysokość rabatu lub zasady oferty,
- data startu i zakończenia,
- kanały komunikacji,
- osoba odpowiedzialna za akceptację.
Outsourcing przygotowania promocji może objąć zebranie tych danych w jednym miejscu i sprawdzenie, czy zespół ma wszystko, czego potrzebuje do pracy. Jeśli czegoś brakuje, temat trafia do osoby po stronie sklepu jeszcze przed startem akcji.
W Agava360 przy takich zadaniach zwracamy uwagę na materiały wejściowe i zakres odpowiedzialności. Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić, co jest już zatwierdzone, co wymaga przygotowania, a które decyzje zostają po stronie sklepu. Dzięki temu outsourcing opiera się na konkretnych ustaleniach.
Jak outsourcing przejmuje zaplecze promocji?
Outsourcing przy promocji najlepiej działa wtedy, gdy sklep ma już ustalone założenia akcji, a zewnętrzne wsparcie przejmuje część wykonawczą i organizacyjną. Może przygotować robocze treści, opracować proste materiały graficzne, uporządkować pliki i dopilnować publikacji według ustalonego planu.
Jeśli w trakcie przygotowań brakuje grafiki, tekstu albo wersji materiału do konkretnego kanału, zewnętrzne wsparcie może je przygotować na podstawie wytycznych.
Treści, grafiki, linki i wersje materiałów
Przy promocji zwykle powstaje kilka wersji materiałów. Mogą to być:
- Teksty na stronę sklepu,
- opisy do newslettera,
- posty i relacje do social mediów,
- grafiki i banery,
- wersje reklamowe,
- linki do produktów lub kategorii.
Każdy materiał powinien być zgodny z warunkami akcji i spójny z komunikacją sklepu. Jeśli sklep korzysta z kilku kanałów, warto pracować na jednej bazowej informacji o promocji. Dzięki temu łatwiej uniknąć różnic w datach, rabatach albo nazwach produktów.
Szerzej o materiałach promocyjnych piszemy w artykule “Outsourcing materiałów promocyjnych dla sklepu internetowego. Jak uporządkować banery, grafiki i treści w e-commerce?”.
Harmonogram publikacji i statusy zadań
Promocja wymaga pilnowania kolejności. Materiały trzeba przygotować, zatwierdzić, zaplanować i opublikować w odpowiednim czasie. Przy kilku kanałach bez harmonogramu łatwo pominąć jeden element albo wrócić do tematu zbyt późno.
Outsourcing może objąć nie tylko przygotowanie planu publikacji, ale też wykonanie zadań z tego planu. Dla sklepu oznacza to mniej pilnowania terminów, mniej szukania plików i mniej wracania do tych samych ustaleń. Zespół dostaje gotowe materiały do akceptacji, a po zatwierdzeniu mogą one trafić do ustalonych kanałów.
Braki, poprawki i akceptacje po stronie sklepu
Przygotowanie promocji często zatrzymuje się na drobiazgach: brakuje jednej grafiki, potwierdzenia rabatu, poprawnego linku albo decyzji, czy dany produkt ma znaleźć się w komunikacji. Jeśli nikt tego nie pilnuje, poprawki wracają za późno.
Zewnętrzne wsparcie może oznaczać braki, przypominać o akceptacjach i przygotowywać krótkie podsumowania dla sklepu. Dzięki temu osoba decyzyjna widzi, co wymaga reakcji, zamiast samodzielnie odtwarzać cały proces.
Przy delegowaniu takich zadań warto jasno opisać brief, zakres pracy i zasady akceptacji. Więcej o tym piszemy w artykule “Brief, który działa – jak przekazywać zadania, żeby były dobrze wykonane”.
Co zostaje po stronie sklepu podczas przygotowania promocji?
Outsourcing w sklepie internetowym może odciążyć zespół z wielu zadań organizacyjnych, ale najważniejsze decyzje powinny zostać po stronie sklepu. Dotyczy to wyboru produktów, wysokości rabatu, warunków akcji, budżetu reklamowego i finalnej akceptacji komunikatów.
Sklep powinien też zatwierdzać treści, które wpływają na sprzedaż i odbiór marki: główne hasła promocji, warunki wyprzedaży, informacje o ograniczeniach, komunikaty na stronę główną i newslettery.
Najlepiej działa prosty podział: sklep ustala zasady promocji i podejmuje decyzje, a outsourcing przejmuje zaplecze wykonawcze. Dzięki temu zespół nie traci czasu na pilnowanie każdego pliku, terminu i statusu.
Podsumowanie
Outsourcing przygotowania promocji w sklepie internetowym pomaga uporządkować treści, grafiki, linki, harmonogram i akceptacje przed startem akcji. Sprawdza się szczególnie wtedy, gdy sklep prowadzi kilka kanałów komunikacji i musi przygotować wiele materiałów w krótkim czasie.
Najważniejsze jest jasne ustalenie zasad współpracy. Sklep powinien zatwierdzać produkty, rabaty, warunki akcji i finalne komunikaty, a zewnętrzne wsparcie może przejąć część organizacyjną: listę zadań, statusy, pliki, wersje materiałów i publikację według ustalonego harmonogramu.
Jeśli przygotowanie promocji w Twoim sklepie zajmuje za dużo czasu, skontaktuj się z nami. Pomożemy uporządkować treści, grafiki i harmonogram działań, żeby zespół mógł skupić się na sprzedaży i obsłudze klientów.
