W sklepie internetowym co chwilę pojawiają się drobne materiały do przygotowania: baner na stronę główną, grafika do kategorii, tekst do newslettera, komunikat o promocji albo opis nowości. To nie zawsze jest duża kampania. Często są to bieżące zadania, które trzeba zrobić szybko i w odpowiednim formacie.
Najwięcej zamieszania pojawia się wtedy, gdy pliki, wersje i ustalenia trafiają do kilku osób naraz. Jeden baner jest już zaakceptowany, drugi czeka na poprawkę, treść do newslettera jest w mailu, a grafika do social mediów ma jeszcze starą cenę. Outsourcing materiałów promocyjnych może pomóc uporządkować te zadania i odciążyć sklep z bieżącego pilnowania formatów, terminów i wersji.
Spis treści
Dlaczego materiały promocyjne w e-commerce szybko się rozpraszają?
W e-commerce wiele rzeczy dzieje się równolegle. Sklep dodaje nowe produkty, zmienia ceny, przygotowuje promocje, aktualizuje stronę główną, wysyła newslettery i prowadzi komunikację w social mediach. Każde z tych działań może wymagać osobnych materiałów.
Często nie brakuje samych grafik ani treści. Brakuje jednego miejsca, w którym widać, co jest gotowe, co czeka na akceptację i która wersja jest aktualna. Przy kilku poprawkach łatwo pomylić pliki, opublikować starszy wariant albo zapomnieć o banerze, który miał zniknąć po zakończeniu promocji.
W Agava360 przy takich zadaniach zwracamy uwagę na prosty porządek pracy: gdzie są materiały, kto je akceptuje, jaki format jest potrzebny i kiedy dana treść ma zostać użyta. Bez tego nawet drobne zadania promocyjne zaczynają zajmować więcej czasu, niż powinny.
Jakie materiały warto uporządkować w sklepie internetowym?
W pierwszej kolejności warto uporządkować materiały, które regularnie wracają w pracy sklepu. Nie muszą dotyczyć dużej kampanii. Czasem chodzi o baner do nowej kategorii, grafikę z informacją o dostawie, tekst do newslettera albo prosty komunikat o promocji.
Najczęściej porządkowania wymagają:
- Banery na stronę główną i podstrony,
- grafiki do kategorii i kolekcji,
- grafiki produktowe lub promocyjne,
- krótkie teksty do newslettera,
- treści do social mediów,
- komunikaty o rabatach, dostawie lub dostępności,
- linki do produktów, kolekcji i landing page’y,
- wersje materiałów po poprawkach.
Taka lista pomaga sprawdzić, które materiały są potrzebne na bieżąco, a które można przygotować wcześniej. Dzięki temu sklep nie musi za każdym razem zaczynać od szukania plików, ustalania formatów i dopytywania, która wersja jest finalna.
Banery, grafiki i treści: jak utrzymać spójność w różnych miejscach?
Ten sam komunikat często pojawia się w kilku kanałach. Informacja o rabacie może trafić na stronę główną, do newslettera, na grafikę w social mediach i do kampanii reklamowej. Jeśli każdy materiał powstaje osobno, łatwo o różnice w dacie, cenie, haśle albo linku.
Dlatego warto pracować na jednym zestawie informacji bazowych: jaka jest promocja, których produktów dotyczy, jaki jest termin, jaki komunikat ma być najważniejszy i gdzie materiały zostaną opublikowane. Dopiero później można dopasować treść oraz grafikę do konkretnego miejsca.
Outsourcing ułatwia pilnowanie tej spójności. Zewnętrzne wsparcie może sprawdzać, czy banery, grafiki i treści korzystają z tych samych informacji, czy linki prowadzą do właściwych produktów i czy pliki są przygotowane w odpowiednich formatach.
Przy częstych zmianach w komunikacji sklepu podobnie warto podejść do treści na stronie i blogu. Więcej o tym piszemy w artykule “Outsourcing aktualizacji treści na stronie i blogu. Kiedy warto zlecić to na zewnątrz?”
Jak outsourcing pomaga dopilnować formatów, wersji i terminów?
Outsourcing najlepiej sprawdza się przy zadaniach operacyjnych, które trzeba wykonywać regularnie i dokładnie. W sklepie internetowym może to być przygotowanie listy materiałów, sprawdzanie formatów, pilnowanie wersji po poprawkach, aktualizacja plików w folderach albo przekazywanie materiałów do publikacji.
Dobrze działa prosty schemat:
- Sklep przekazuje listę potrzebnych materiałów,
- osoba wspierająca sprawdza formaty, linki i brakujące elementy,
- porządkuje pliki oraz wersje po poprawkach,
- oznacza materiały wymagające decyzji,
- przekazuje krótkie podsumowanie tego, co jest gotowe.
Taki model pozwala odciążyć zespół, ale nie odbiera mu kontroli nad komunikacją. Podobnie działa to przy bieżącej obsłudze sklepu internetowego. Więcej o takich zadaniach piszemy w artykule “Obsługa e-commerce – na czym polega i kiedy warto ją zlecić?”.
Co powinno zostać po stronie sklepu: produkty, rabaty i akceptacja?
Zewnętrzne wsparcie może uporządkować materiały, przygotować treści według wytycznych i pilnować wersji plików, ale decyzje sprzedażowe powinny zostać po stronie sklepu. Dotyczy to przede wszystkim produktów objętych promocją, wysokości rabatów, zasad akcji, budżetu kampanii i finalnej akceptacji materiałów.
Ostrożności wymagają też komunikaty, które wpływają na decyzję zakupową klienta: informacje o dostępności, czasie trwania promocji, warunkach dostawy, kodach rabatowych albo ograniczeniach akcji. Takie elementy powinny zostać sprawdzone przez osobę odpowiedzialną za sklep.
Najlepiej ustalić, że outsourcing obejmuje porządkowanie i przygotowanie materiałów, a sklep zatwierdza produkty, rabaty, komunikaty i finalne wersje przed publikacją.
Podsumowanie
Outsourcing materiałów promocyjnych dla sklepu internetowego pomaga uporządkować banery, grafiki, treści, linki, wersje plików i terminy publikacji. To przydatne nie tylko przy dużych kampaniach, ale też przy bieżącej pracy sklepu: nowych produktach, promocjach, newsletterach, zmianach na stronie i komunikacji w social mediach.
Najlepiej delegować zadania, które mają jasny zakres: przygotowanie listy materiałów, porządkowanie plików, sprawdzanie formatów, pilnowanie wersji i przekazywanie gotowych materiałów do publikacji. Decyzje o produktach, rabatach i finalnej treści powinny zostać po stronie sklepu.
Jeśli w Twoim sklepie materiały promocyjne są rozproszone między różne osoby, foldery i wersje plików, skontaktuj się z nami. Pomożemy uporządkować banery, grafiki i treści, żeby łatwiej było prowadzić bieżącą komunikację w e-commerce.
